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En ligne

Simplification administrative via des outils numériques

Notre Mouvement se devait d’adapter ses outils de gestion administrative au numérique.

Vous pouvez désormais remplir une série de tâches à l’aide de ce site web fédéral. L’intérêt étant de simplifier au maximum les démarches pour les bénévoles tout en garantissant une transmission de l’information optimale.

N’hésitez pas à contacter le Siège fédéral en cas de besoin.

Scoutisme & confinement : outils collaboratifs en ligne

Être en confinement ne veut pas dire que tout s’arrête. Vivre le scoutisme depuis la maison, c’est possible ! Tu souhaites te réunir virtuellement avec ton Staff ou ton équipe d’Unité ? On te livre nos conseils pour le faire dans les meilleures conditions.

Choisis l’outil le plus adapté pour l’organisation de ta réunion

Tu connais déjà sûrement Whatsapp et Messenger, mais ils sont souvent trop limités. Ce type de média peut s’avérer utile si le nombre de participant·e·s à la visio-conférence est peu élevé, par exemple dans le cadre d’une réunion de staff rapide ou pour aborder un point urgent. L’avantage, c’est que l’on peut l’utiliser sur téléphone portable et donc quasiment partout.  

Tu organises une réunion de staff, d’équipe d’unité, de patrouille ? Voici plusieurs outils, classés selon leur fonction, pour devenir un·e pro de la communication à distance !

Outils de messagerie instantanée
  • Slack
    • Plateforme de communication collaborative visant à faciliter le travail en équipe
    • Inscription & création d’un compte
    • Freemium (*)
  • Microsoft Teams
    • Réseau social d’entreprise (Suite 365) pour communiquer via un espace de travail partagé
    • Création d’un compte et utilisation de la version web du logiciel
    • Nombre de participant·es : 50 max
    • Durée de l’appel : pas de limite
    • Freemium
Outils de visioconférence

>> Consulte nos conseils pour organiser une visioconférence réussie ! <<

  • Jitsi
    • Service de vidéoconférence libre service
    • Pas d’inscription ni de création de compte
    • Nombre de participant·es : pas de limite
    • Durée de l’appel : pas de limite
    • Gratuit
  • Join.Me
    • Service de visioconférence
    • Création d’un compte nécessaire pour l’organisateur de la réunion (pour les autres, accès immédiat sans compte via un code) 
    • Nombre de participant·es : 10 max (en version gratuite)
    • Durée de l’appel : pas de limite
    • Freemium
  • Google HangOut
    • Service de visioconférence de Google
    • Compte Google nécessaire pour celui qui lance l’appel (pour les autres, accès immédiat sans compte via une URL) 
    • Nombre de participant·es : 10 max (en version gratuite)
    • Durée de l’appel : pas de limite
    • Freemium
  • Skype -Conference call
    • Service de visioconférence de Skype
    • Pas de création de compte nécessaire (accessible via une URL) et pas de téléchargement du logiciel
    • Nombre de participant·es : 50 max
    • Durée de l’appel : pas de limite
    • Freemium
  • FreeConferenceCall
    • Service de visioconférence pour une grande assemblée
    • Création d’un compte nécessaire
    • Nombre de participant·es : 1000 max
    • Durée de l’appel : pas de limite
    • Freemium
  • Zoom
    • Service de visioconférence
    • Création d’un compte nécessaire
    • Nombre de participant·es : 100 max (en version gratuite)
    • Durée de l’appel : 40 minutes
    • Freemium

Attention quant à l’utilisation de Zoom

Outils de partage de documents
  • Dropbox
    • Espace de stockage pour consulter, modifier et partager des fichiers
    • Inscription nécessaire
    • Freemium
  • Google Drive
    • Espace de stockage pour consulter, modifier et partager des fichiers
    • Inscription nécessaire
    • Freemium
  • We Transfer
    • Envoi de fichiers volumineux
    • Pas d’inscription
    • Freemium
Outils de gestion de projet
  • Trello
    • Gestion de projet sous forme de tableaux
    • Inscription nécessaire
    • Gratuit
  • ToDoist
    • Liste de tâches
    • Pas d’inscription
    • Freemium
Outils de planification
  • Framadate
    • Planifier vos événements et réunions grâce à un sondage - Open Source
    • Pas d’inscription
    • Gratuit
  • Doodle
    • Planifier vos événements et réunions grâce à un sondage - Service de Google
    • Inscription nécessaire
    • Freemium
Outils d’intelligence collective
  • TeamVote
    • Partager des idées et organiser un vote en équipe
    • Pas d’inscription
    • Gratuit
  • Cleverstack
    • Sollicitez vos collaborateur·rices sur un problème via une question et votez grâce à un système de gommettes virtuelles pour les meilleures réponses
    • Inscription nécessaire
    • Freemium
  • WooClap
    • Plateforme pour dynamiser les réunions (Sondage - Nuage de mots - Brainstorming - QCM - Priorisation - etc.)
    • Création d’un compte nécessaire pour l’organisateur·rice
    • Nombre de participant·es : 1000 max
    • Freemium

(*) Freemium : ce terme est un mot-valise des mots anglais "free" (= gratuit) et "premium" (= prime). Il s’agit d’une stratégie commerciale par laquelle on propose un produit ou un service gratuitement, en libre accès, destiné à attirer un grand nombre d’utilisateur·rices. On cherche ensuite à convertir ces utilisateur·rices en client·es pour une version du service plus évoluée qui elle est payante.

Articles supplémentaires Articles supplémentaires

Conseils pour une visioconférence réussie !

Tu es contraint·e d’organiser tes réunions Staff ou d’Unité depuis chez toi ?Heureusement, la visioconférence permet de continuer à faire des réunions à distance et à faire du « scoutisme à distance » en suivant quelques conseils bien utiles !

AVANT LA RÉUNION
  • Rassemble les outils et équipements nécessaires
    • Munis-toi d’un casque ou d’écouteurs.
    • Un bloc-notes et de quoi écrire : prendre des notes manuscrites te permet d’éviter les bruits de clavier durant ta réunion, ce qui peut vite devenir dérangeant.Si toutefois tu te sens plus à l’aise de prendre tes notes sur ton ordi, pense à bien couper ton micro !
    • Vérifie que ta connexion internet est correcte.
    • Choisis ton outil de visioconférence en ligne. Il est important de définir tes besoins (nombre de personnes, partage d’écran, prise de notes, etc.)

Consulte l’article complet sur les différents outils collaboratifs en ligne

  • Sois attentif·ve à ton environnement
    • La qualité audio : recherche un endroit calme, sans bruit de fond.
    • La qualité vidéo : choisis un endroit bien éclairé (évite le soleil direct et les contre-jours), vérifie au préalable l’orientation et le cadrage de ta caméra.
  • Prépare ta réunion
    • Définis le cadre de ta réunion : les objectifs, l’ordre du jour.
    • Distribue des rôles en amont : un·e animateur·rice qui modère et donne la parole - un·e rapporteur·se (—> Si vous tenez ce rôle, pensez à bien couper votre micro !).
    • Fixe les modalités de parole : demander la parole via le chat / tag / picto. La plupart des solutions de visioconférence invitent les participant·es qui veulent intervenir ou poser une question à s’adresser d’abord à l’animateur·rice pour ne pas perturber le bon déroulement des échanges.
    • Sélectionne les participant·es à ta réunion : privilégie un nombre restreint de personnes.
    • Envoie à l’avance ton ordre du jour pour que les participant·es aient eu l’occasion d’en prendre connaissance, et rappelle-leur l’heure et la date de votre rendez-vous.
LE JOUR J
  • Sois prêt·e !
    • Fais un test : avant de démarrer ta réunion, prends soin de t’assurer que les logiciels, ta caméra et microphone fonctionnent bien.
    • Sois ponctuel : tu éviteras de retarder la réunion.
    • Invite tes participant·es à rejoindre la réunion 5 minutes à l’avance, ce temps-là vous sera utile pour régler les derniers détails techniques.
    • Conseil : avise les gens de ton entourage que tu es en réunion pour ne pas être interrompu·e. Tu ne voudrais pas que ça tourne en ridicule comme pour ce journaliste de la BBC.
  • Le langage corporel
    • Ne bouge pas trop. Il faut rester calme et concentré.
    • Met la caméra à hauteur de tes yeux afin d’éviter de baisser ou lever les yeux vers ton interlocuteur. Fixe ton regard sur la personne à qui tu parles et non sur toi !
  • Mener la réunion
    • En début de réunion, pense à rappeler les règles du jeu :
      • Les modalités de prise de parole
      • les bonnes pratiques de fonctionnement
      • Les rôles
      • Le timing
    • Informe les participant·es du déroulement de la réunion :
      • Le temps consacré au tour de parole
      • Le temps consacré aux questions et réponses
    • Accorde à tous les participant·e·s un temps de parole et encourage l’interaction.
    • Fais court ! Veille à ne pas dépasser 1h30 de réunion afin de conserver des échanges de qualité.
  • De bonnes pratiques pour toutes et tous
    • Éteins ton téléphone ou met-le sur silencieux.
    • Ferme les fenêtres ouvertes sur ton ordinateur, celles-ci peuvent te perturber.
    • Parle lentement et pense à bien articuler.
    • Structure ton intervention et va à l’essentiel.
    • Ne monopolise pas la parole.
    • Lors d’une réunion de plus de 5-6 personnes il peut être utile de couper les micros des participant·e·s afin de mieux distribuer les temps de parole et favoriser l’écoute.
APRÈS LA RÉUNION
  • Suivi des actions
    • Fais parvenir rapidement après ta réunion un compte-rendu à tou·te·s les participants ainsi qu’un récapitulatif des « to do ». Tu t’assures ainsi que tout le monde ait compris la même chose.
Articles supplémentaires Articles supplémentaires

Demande de prêt de matériel

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Depuis le 1er mars 2016, les Unités peuvent adresser une demande en ligne pour le prêt de matériel à Naninne (Fédération Wallonie-Bruxelles). Nous accepterons cela dit encore les versions papier jusqu’en août 2016 inclus.

Cliquez sur l’icône pour être redirigé vers le site de réservation >>>

Articles supplémentaires Articles supplémentaires

Inscription FAn

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Vous pouvez à présent vous inscrire pour les FAn en ligne !

Cliquez sur l’icône pour accéder au FO1 >>>

Articles supplémentaires Articles supplémentaires

Déclaration en ligne

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Dès septembre 2015, les déclarations de camps par les Sections ou les Unités se font exclusivement à l’aide d’un formulaire web. Un document reprend également les explications concernant cette nouvelle procédure en ligne.

Cliquez sur l’icône pour déclarer votre camp >>>

Articles supplémentaires Articles supplémentaires

NEWS

Demande de prêt de matériel - CFWB

Publié le: 9 juin 2020

Le prêt de matériel en période du Covid-19 Bonne nouvelle ! L’ensemble du matériel promis aux mouvements sera bien mis à disposition pour cet été par le Centre de Prêt de Matériel de Naninne (CPM). (...)

FO1 en ligne

Publié le: 30 août 2016

Plus besoin de scan ni de mail ni de courrier , vous pouvez à présent vous inscrire pour les FAn en ligne ! Le "FO1’ est le bulletin d’inscription à une étape de la formation d’Animateurs (FAn), (...)

Nouvelle procédure en ligne

Publié le: 1er avril 2016

Cette année encore les déclarations de camps en Belgique et à l’étranger se font UNIQUEMENT via un formulaire électronique accessible sur ce site web fédéral. Cette simplification administrative fait (...)

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