Conseils pour une visioconférence réussie !

Tu es contraint·e d’organiser tes réunions Staff ou d’Unité depuis chez toi ?Heureusement, la visioconférence permet de continuer à faire des réunions à distance et à faire du « scoutisme à distance » en suivant quelques conseils bien utiles !

• Rassemble les outils et équipements nécessaires
  • Munis-toi d’un casque ou d’écouteurs.
  • Un bloc-notes et de quoi écrire : prendre des notes manuscrites te permet d’éviter les bruits de clavier durant ta réunion, ce qui peut vite devenir dérangeant.Si toutefois tu te sens plus à l’aise de prendre tes notes sur ton ordi, pense à bien couper ton micro !
  • Vérifie que ta connexion internet est correcte.
  • Choisis ton outil de visioconférence en ligne. Il est important de définir tes besoins (nombre de personnes, partage d’écran, prise de notes, etc.)

Consulte l’article complet sur les différents outils collaboratifs en ligne

• Sois attentif·ve à ton environnement
  • La qualité audio : recherche un endroit calme, sans bruit de fond.
  • La qualité vidéo : choisis un endroit bien éclairé (évite le soleil direct et les contre-jours), vérifie au préalable l’orientation et le cadrage de ta caméra.

• Prépare ta réunion
  • Définis le cadre de ta réunion : les objectifs, l’ordre du jour.
  • Distribue des rôles en amont : un·e animateur·rice qui modère et donne la parole - un·e rapporteur·se (—> Si vous tenez ce rôle, pensez à bien couper votre micro !).
  • Fixe les modalités de parole : demander la parole via le chat / tag / picto. La plupart des solutions de visioconférence invitent les participant·es qui veulent intervenir ou poser une question à s’adresser d’abord à l’animateur·rice pour ne pas perturber le bon déroulement des échanges.
  • Sélectionne les participant·es à ta réunion : privilégie un nombre restreint de personnes.
  • Envoie à l’avance ton ordre du jour pour que les participant·es aient eu l’occasion d’en prendre connaissance, et rappelle-leur l’heure et la date de votre rendez-vous.

• Sois prêt·e !
  • Fais un test : avant de démarrer ta réunion, prends soin de t’assurer que les logiciels, ta caméra et microphone fonctionnent bien.
  • Sois ponctuel : tu éviteras de retarder la réunion.
  • Invite tes participant·es à rejoindre la réunion 5 minutes à l’avance, ce temps-là vous sera utile pour régler les derniers détails techniques.
  • Conseil : avise les gens de ton entourage que tu es en réunion pour ne pas être interrompu·e. Tu ne voudrais pas que ça tourne en ridicule comme pour ce journaliste de la BBC.

• Le langage corporel
  • Ne bouge pas trop. Il faut rester calme et concentré.
  • Met la caméra à hauteur de tes yeux afin d’éviter de baisser ou lever les yeux vers ton interlocuteur. Fixe ton regard sur la personne à qui tu parles et non sur toi !

• Mener la réunion
  • En début de réunion, pense à rappeler les règles du jeu :
    • Les modalités de prise de parole
    • les bonnes pratiques de fonctionnement
    • Les rôles
    • Le timing
  • Informe les participant·es du déroulement de la réunion :
    • Le temps consacré au tour de parole
    • Le temps consacré aux questions et réponses
  • Accorde à tous les participant·e·s un temps de parole et encourage l’interaction.
  • Fais court ! Veille à ne pas dépasser 1h30 de réunion afin de conserver des échanges de qualité.

• De bonnes pratiques pour toutes et tous
  • Éteins ton téléphone ou met-le sur silencieux.
  • Ferme les fenêtres ouvertes sur ton ordinateur, celles-ci peuvent te perturber.
  • Parle lentement et pense à bien articuler.
  • Structure ton intervention et va à l’essentiel.
  • Ne monopolise pas la parole.
  • Lors d’une réunion de plus de 5-6 personnes il peut être utile de couper les micros des participant·e·s afin de mieux distribuer les temps de parole et favoriser l’écoute.

• Suivi des actions
  • Fais parvenir rapidement après ta réunion un compte-rendu à tou·te·s les participants ainsi qu’un récapitulatif des « to do ». Tu t’assures ainsi que tout le monde ait compris la même chose.